Datenschutzerklärung

Laurenz Harmony
handelnd unter wohnista
Margarethe-Kletke-Straße 11
37269 Eschwege
Deutschland

E-Mail: wohnista@gmail.com
Kontaktformular: wohnista.de/kontakt

Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht benannt. Datenschutzanfragen können an die vorstehende E-Mail-Adresse gerichtet werden.

wohnista ist eine Softwareanwendung, mit der volljährige Wohnungssuchende ein digitales Mieterprofil erstellen, verwalten, als PDF exportieren und über individuelle Freigabelinks an selbst ausgewählte Empfänger übermitteln können.

Für den Betrieb der Website, der Nutzerkonten und der Freigabefunktionen ist wohnista grundsätzlich Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung. Wer ein Mieterprofil an einen Vermieter, Makler oder eine Hausverwaltung übermittelt, entscheidet selbst über den Empfängerkreis und den konkreten Inhalt der Freigabe. Der jeweilige Empfänger verarbeitet die erhaltenen Daten für den eigenen Vermietungs- oder Vermittlungsprozess regelmäßig in eigener datenschutzrechtlicher Verantwortung. Speziell für Vermieter und andere Besucher eines geteilten Profils gilt zusätzlich die Seite Datenschutz für Profilbesucher.

Mieterprofile können besonders schutzbedürftige Informationen enthalten, insbesondere Angaben zur finanziellen Situation und Nachweisdokumente. Nutzer sollen nur solche Angaben freigeben, die für die konkrete Phase des Vermietungsprozesses erforderlich sind. Besonders sensible Nachweise, etwa Einkommens- oder Bonitätsunterlagen, sollen erst nach einer konkreten Vorauswahl und nur gegenüber einem eindeutig bestimmten Empfänger freigegeben werden.

Personalausweise, Reisepässe, Gesundheitsdaten, Angaben zu Religion oder Weltanschauung, politische Meinungen, vollständige Kontoauszüge sowie nicht erforderliche Daten Dritter dürfen nicht hochgeladen werden. Nicht benötigte Angaben in Nachweisen sind vor dem Upload zu schwärzen.

Beim Aufruf von wohnista.de werden technisch erforderliche Verbindungsdaten verarbeitet. Dazu können insbesondere gehören:

• IP-Adresse,
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs,
• aufgerufene Adresse und übertragene Datenmenge,
• Referrer-URL,
• Browser, Betriebssystem und Gerätetyp,
• Status- und Fehlermeldungen.

Die Verarbeitung ist erforderlich, um die Website auszuliefern, die Stabilität und Sicherheit zu gewährleisten, Angriffe abzuwehren und technische Fehler zu untersuchen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO. Das berechtigte Interesse liegt im sicheren und störungsfreien Betrieb des Dienstes. Routinemäßige Server- und Sicherheitsprotokolle werden grundsätzlich spätestens nach 30 Tagen gelöscht, sofern kein sicherheitsrelevantes Ereignis eine längere Aufbewahrung erfordert.

Die wohnista-Anwendung wird auf Infrastruktur in Deutschland betrieben. Der Anwendungsserver wird bei der Hetzner Online GmbH, Industriestraße 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland, betrieben. Hetzner verarbeitet technische Betriebs- und Verbindungsdaten als Auftragsverarbeiter auf Grundlage eines Vertrages gemäß Art. 28 DSGVO.

Für Datenbank, Authentifizierung und Dateispeicherung wird Supabase eingesetzt. Vertragspartner ist nach den aktuell veröffentlichten Vertragsunterlagen die Supabase Pte. Ltd., 65 Chulia Street #38-02/03, OCBC Centre, Singapore 049513, Singapur. Das produktive Projekt ist in der Region Central EU (Frankfurt) eingerichtet; dort werden die primären Projekt-, Profil- und Dokumentdaten gespeichert. Supabase kann für Betriebs-, Support-, Sicherheits- und Verwaltungszwecke sowie durch Unterauftragsverarbeiter Daten auch außerhalb Deutschlands oder des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeiten. Soweit erforderlich, werden hierfür insbesondere Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission und weitere geeignete Garantien eingesetzt.

Die Aussage, dass sämtliche bei wohnista anfallenden Daten ausschließlich in Deutschland verarbeitet werden, wird nicht verwendet. Zahlungs-, Kommunikations-, Support- und bestimmte technische Metadaten können bei den jeweils eingesetzten Dienstleistern in anderen EU-/EWR-Staaten oder Drittländern verarbeitet werden.

Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO für die Bereitstellung des Dienstes sowie Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO für Sicherheit, Stabilität und Missbrauchsprävention.

wohnista verwendet technisch erforderliche Cookies und vergleichbare Speichertechniken:

• Supabase-Sitzungscookies zur Anmeldung und Aufrechterhaltung einer sicheren Sitzung,
• mmp_profile_access zur zeitlich begrenzten Freischaltung eines passwortgeschützten Mieterprofils; das Cookie ist technisch erforderlich, wird als HTTP-only-Cookie gesetzt und ist regelmäßig eine Stunde gültig,
• eine lokale Einstellung für die Darstellung der Dashboard-Seitenleiste; sie enthält keine Profil- oder Dokumentdaten.

Diese Zugriffe sind zur Bereitstellung der ausdrücklich angeforderten Funktionen erforderlich. Rechtsgrundlage für den Zugriff auf die Endeinrichtung ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG; die anschließende Verarbeitung erfolgt nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. b oder f DSGVO.

Nicht erforderliche Analyse-, Werbe- oder Retargeting-Cookies werden zum Stand dieser Erklärung nicht eingesetzt. Details enthält die Cookie- und Speicherübersicht.

Bei der Registrierung werden insbesondere E-Mail-Adresse, Passwort, Zustimmungs- beziehungsweise Kenntnisnahmedaten zu Vertrags- und Datenschutzunterlagen sowie technische Sicherheitsdaten verarbeitet. Die E-Mail-Adresse wird zur Kontobestätigung, Anmeldung, Passwortwiederherstellung und für vertragsbezogene Nachrichten verwendet. Login-Passwörter werden durch Supabase Auth verarbeitet; wohnista erhält sie nicht im Klartext.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO. Sicherheitsprotokolle werden zusätzlich auf Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO gestützt. Das berechtigte Interesse liegt in der Verhinderung unberechtigter Kontozugriffe und missbräuchlicher Nutzung.

Die Registrierung ist ausschließlich volljährigen Personen gestattet. Minderjährige dürfen kein eigenes wohnista-Konto anlegen.

Nutzer können insbesondere folgende Datenkategorien eintragen:

• Namen und Kontaktdaten,
• Profilfoto und persönliche Vorstellung,
• Angaben zum Haushalt und zum gewünschten Mietverhältnis,
• berufliche und finanzielle Angaben,
• Angaben zu Haustieren und weiteren für das Mietverhältnis relevanten Umständen,
• wohnungsspezifische Anrede und Bewerbungstexte,
• Bilder, Videos und Dokumente,
• Sichtbarkeits-, Passwort- und Freigabeeinstellungen.

Die Verarbeitung erfolgt, um das vom Nutzer gewünschte Mieterprofil zu erstellen, zu speichern, zu bearbeiten, als PDF auszugeben und nach dessen Weisung bereitzustellen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO.

Pflichtfelder werden in der Anwendung als solche gekennzeichnet. Alle darüber hinausgehenden Angaben sind freiwillig. Das Weglassen freiwilliger Angaben verhindert die Kontonutzung nicht, kann aber die vom Nutzer gewünschte Darstellung des Profils einschränken.

wohnista prüft die Richtigkeit, Echtheit oder Vollständigkeit der Angaben und Dokumente nicht. Nutzer sind selbst für die Rechtmäßigkeit, Richtigkeit, Aktualität und erforderliche Schwärzung verantwortlich.

Ein Kontoinhaber darf Daten einer anderen volljährigen Person nur eintragen oder veröffentlichen, wenn diese Person vorab informiert wurde und der Verarbeitung sowie der konkreten Veröffentlichung zugestimmt hat. Vor einer Freigabe muss die betroffene volljährige Person ihre Angaben über einen eigenen Bestätigungslink prüfen und freigeben können. Wird eine Bestätigung widerrufen oder glaubhaft bestritten, wird das betreffende Unterprofil bis zur Klärung ausgeblendet.

Rechtsgrundlage ist je nach Situation Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO, Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO bei eigener Mitwirkung am Mietgesuch oder Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO für die begrenzte Vorbereitung eines gemeinsamen Bewerbungsprofils. Das berechtigte Interesse besteht in der gemeinsamen Organisation einer Wohnungsbewerbung; entgegenstehende Interessen der betroffenen Person gehen vor.

Wenn Ihre Daten durch einen anderen wohnista-Nutzer eingetragen wurden, stammen die Daten von dieser Person. Sie können jederzeit Auskunft, Berichtigung, Einschränkung oder Löschung verlangen. Wenden Sie sich hierzu an wohnista@gmail.com.

Kinder dürfen ausschließlich als Haushaltsmitglieder ohne eigenes Nutzerkonto erfasst werden. In freigegebenen Profilen dürfen grundsätzlich nur die Anzahl der Kinder und eine grobe Altersgruppe erscheinen. Vollständige Namen, Fotos, Kontaktdaten, sensible Angaben und eigene Dokumente von Kindern sind nicht für ein Mieterprofil vorgesehen und dürfen nicht veröffentlicht werden.

Dokumente werden in privaten Speicherbereichen abgelegt und nur über zeitlich begrenzte Zugriffsadressen bereitgestellt. Zulässige Formate und Größen werden technisch begrenzt. Eine Dateitypprüfung reduziert das Risiko manipuliert bezeichneter Dateien; sie ersetzt keine inhaltliche Echtheits- oder Virenprüfung.

Nutzer dürfen ausschließlich Inhalte hochladen, an denen sie die erforderlichen Rechte besitzen und deren Verarbeitung rechtmäßig ist. Bei Bildern oder Videos mit weiteren Personen muss vor dem Upload eine wirksame Einwilligung der abgebildeten Personen vorliegen. Die Einwilligung muss auch die Bereitstellung an die ausgewählten Empfänger umfassen.

Personalausweise und Reisepässe sind als Upload-Kategorie ausgeschlossen. Bei Einkommens-, Bonitäts- und sonstigen Nachweisen ist der Nutzer verpflichtet, nicht erforderliche Angaben zu schwärzen und die Unterlagen nur in einer geeigneten Phase des Vermietungsprozesses freizugeben.

Ein Mieterprofil wird nicht über Suchmaschinen auffindbar gemacht. Der Zugriff erfolgt über einen langen zufälligen Freigabelink. Je nach Einstellung kann der Link passwortgeschützt oder zeitlich befristet sein.

Wer den Freigabelink erhält, kann die dort sichtbaren Informationen abrufen. Ein Empfänger kann den Link weiterleiten, Inhalte fotografieren oder Screenshots anfertigen und freigegebene Dokumente herunterladen. Die Deaktivierung eines Links verhindert nur zukünftige Abrufe über diesen Link. Bereits heruntergeladene, kopierte oder anderweitig gespeicherte Inhalte können nicht technisch zurückgerufen werden.

Der Nutzer muss vor jeder Freigabe die Vermieteransicht prüfen und die sichtbaren Daten und Dokumente ausdrücklich bestätigen. Dokumente sind standardmäßig nicht herunterladbar und müssen für jeden Freigabelink bewusst freigeschaltet werden.

Die Verarbeitung zur Bereitstellung des Links erfolgt auf Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO. Die Verarbeitung von Sicherheitsdaten und die Begrenzung missbräuchlicher Zugriffe erfolgen nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO.

PDF-Dateien werden auf Anforderung serverseitig erzeugt und nicht dauerhaft als eigene PDF-Datei gespeichert. Die in der PDF enthaltenen Daten entsprechen den vom Nutzer bestätigten Sichtbarkeitseinstellungen.

Freigegebene Einzeldokumente werden über kurzzeitig gültige Zugriffsadressen ausgeliefert. Der Empfänger wird darauf hingewiesen, dass die Unterlagen ausschließlich für den konkreten Vermietungsprozess verwendet, sicher aufbewahrt und gelöscht werden sollen, sobald sie nicht mehr erforderlich sind.

Wenn Nutzer oder Profilbesucher wohnista per E-Mail oder Kontaktformular kontaktieren, werden die mitgeteilten Daten zur Bearbeitung der Anfrage verarbeitet. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO, soweit die Anfrage einen Vertrag oder vorvertragliche Maßnahmen betrifft, sonst Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO. Das berechtigte Interesse liegt in der Beantwortung von Anfragen, Support und Dokumentation.

Die geschäftliche Kommunikation erfolgt derzeit über Gmail. Anbieter für Nutzer im EWR und in der Schweiz ist grundsätzlich Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Google kann Daten innerhalb der Unternehmensgruppe und durch Dienstleister auch außerhalb des EWR verarbeiten. Je nach Übermittlung werden Angemessenheitsbeschlüsse, das EU-US Data Privacy Framework oder Standardvertragsklauseln eingesetzt.

Bitte senden Sie keine Gehalts-, Bonitäts-, Ausweis- oder sonstigen besonders sensiblen Unterlagen per unverschlüsselter E-Mail.

Kontaktlinks in einem Mieterprofil können E-Mail-, Telefon- oder WhatsApp-Anwendungen öffnen. Erst durch den bewussten Klick wird der jeweilige externe Dienst aufgerufen. Für dessen Datenverarbeitung ist der jeweilige Anbieter verantwortlich.

wohnista versendet notwendige Nachrichten, insbesondere zur E-Mail-Bestätigung, Passwortwiederherstellung, Vertragsbestätigung, Zahlung, Testphase, Kündigung, Widerruf und Kontosicherheit. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO; Sicherheitswarnungen können zusätzlich auf Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO gestützt werden.

Werbliche Newsletter werden ohne gesonderte Einwilligung nicht versendet. Öffnungs- oder Klicktracking in E-Mails wird nicht eingesetzt.

Für wohnista Premium wird Stripe eingesetzt. Für Nutzer im EWR werden die Leistungen insbesondere durch Gesellschaften der Stripe-Gruppe, darunter Stripe Payments Europe, Limited und weitere Stripe-Gesellschaften, erbracht. Stripe verarbeitet je nach Zahlungsmethode unter anderem Name, E-Mail-Adresse, Rechnungsdaten, Zahlungsstatus, Betrag, Transaktions- und Geräteinformationen, IP-Adresse sowie Zahlungsinstrumentdaten.

Stripe ist für Teile der Zahlungsabwicklung eigener Verantwortlicher, insbesondere für Betrugsprävention, regulatorische Prüfungen und die Einbindung von Banken und Zahlungsdienstleistern. Für bestimmte technische Leistungen handelt Stripe als Auftragsverarbeiter. Rechtsgrundlagen bei wohnista sind Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO für Vertrag und Zahlung, Art. 6 Abs. 1 Buchst. c DSGVO für gesetzliche Aufbewahrungs- und Nachweispflichten sowie Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO für Missbrauchs- und Betrugsprävention.

Stripe setzt weltweit verbundene Unternehmen und Dienstleister ein. Daten können insbesondere in die USA und weitere Drittländer übermittelt werden. Stripe verwendet hierfür je nach Fall Angemessenheitsbeschlüsse, Zertifizierungen nach dem EU-US Data Privacy Framework sowie Standardvertragsklauseln.

wohnista speichert nicht die vollständigen Karten- oder Bankdaten. In der Anwendung werden nur für Vertragsverwaltung und Zuordnung erforderliche Zahlungs- und Abonnementmetadaten gespeichert.

Soweit YouTube-Videos eingebettet werden, werden sie erst nach einer ausdrücklichen Einwilligung oder einem bewussten Aktivierungsklick geladen. Vorher findet keine Verbindung zu YouTube statt. Beim Laden können IP-Adresse, Geräte- und Browserinformationen sowie Nutzungsdaten an Google beziehungsweise YouTube übermittelt und Cookies oder vergleichbare Technologien eingesetzt werden.

Rechtsgrundlagen sind § 25 Abs. 1 TDDDG und Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO. Die Einwilligung ist freiwillig und kann mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Anbieter im EWR und in der Schweiz ist grundsätzlich Google Ireland Limited; eine Verarbeitung in Drittländern ist möglich.

Zum Stand dieser Datenschutzerklärung setzt wohnista keine Reichweitenanalyse, Werbepixel, Retargeting- oder A/B-Test-Dienste ein. Werden solche Dienste künftig eingeführt, wird die Datenschutzerklärung vorab aktualisiert und, soweit erforderlich, eine Einwilligung eingeholt.

Daten können verarbeitet werden, soweit dies erforderlich ist, um:

• Missbrauch, Betrug, Identitätsmissbrauch oder technische Angriffe zu erkennen und abzuwehren,
• rechtswidrige Inhalte zu prüfen und darauf zu reagieren,
• Rechtsansprüche geltend zu machen, auszuüben oder zu verteidigen,
• gesetzlichen Auskunfts-, Aufbewahrungs- oder Meldepflichten nachzukommen,
• Anordnungen zuständiger Behörden oder Gerichte zu erfüllen.

Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 Buchst. c und f DSGVO. Eine Übermittlung an Behörden erfolgt nur bei einer rechtlichen Verpflichtung oder auf einer sonstigen gesetzlichen Grundlage.

Empfänger personenbezogener Daten können sein:

• vom Nutzer ausgewählte Vermieter, Makler, Hausverwaltungen oder sonstige Profiladressaten,
• Hosting-, Datenbank-, Speicher-, Authentifizierungs- und E-Mail-Dienstleister,
• Stripe, Banken und Zahlungsdienstleister,
• technische Berater und Sicherheitsdienstleister, soweit erforderlich und vertraglich gebunden,
• Rechts-, Steuer- und Wirtschaftsberater,
• Behörden und Gerichte bei gesetzlicher Verpflichtung.

Auftragsverarbeiter werden auf Grundlage von Art. 28 DSGVO eingebunden. Eine vollständige aktuelle Dienstleisterliste wird intern geführt und regelmäßig überprüft.

Bei Supabase, Stripe, Google/YouTube und deren Unterauftragsverarbeitern kann eine Verarbeitung außerhalb des EWR stattfinden. Sofern kein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission besteht, werden insbesondere Standardvertragsklauseln nach Art. 46 Abs. 2 Buchst. c DSGVO und ergänzende Schutzmaßnahmen eingesetzt. Auf Anfrage werden Informationen zu den maßgeblichen Garantien bereitgestellt, soweit keine Geschäfts- oder Sicherheitsinteressen entgegenstehen.

Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie es für den jeweiligen Zweck erforderlich ist oder gesetzliche Pflichten bestehen. Es gelten insbesondere folgende Regelfristen:

• nicht bestätigte Registrierungen: 30 Tage,
• aktive Nutzerkonten und Profildaten: bis zur Kontolöschung oder bis zur automatischen Löschung nach 24 Monaten Inaktivität; vor einer Inaktivitätslöschung erfolgt eine Benachrichtigung,
• Dokumente, Bilder und Videos: bis zur Einzellöschung oder Kontolöschung,
• abgelaufene oder widerrufene Freigabelinks: 90 Tage, sofern sie nicht früher gelöscht werden,
• routinemäßige Server- und Sicherheitsprotokolle: 30 Tage,
• Kontakt- und Supportanfragen: bis zum Abschluss der Bearbeitung und anschließend grundsätzlich drei Jahre ab Jahresende, soweit dies zur Rechtsverteidigung erforderlich ist,
• Vertrags-, Einwilligungs-, AGB- und Widerrufsnachweise: grundsätzlich drei Jahre ab Ende des Jahres, in dem das Vertragsverhältnis beendet wurde; soweit sie zugleich steuer- oder handelsrechtliche Belege sind, gelten die längeren gesetzlichen Fristen,
• Rechnungen und Buchungsbelege: acht Jahre; sonstige steuerlich relevante Unterlagen je nach gesetzlicher Einordnung sechs oder zehn Jahre,
• Dokumentation von Sicherheitsvorfällen und Meldungen rechtswidriger Inhalte: grundsätzlich fünf beziehungsweise drei Jahre, soweit kein längerer Bedarf besteht,
• Sicherungskopien: rollierende Überschreibung spätestens nach 30 Tagen.

Bei einer Kontolöschung werden aktive Daten und Freigabelinks unverzüglich entfernt; in Sicherungskopien können sie bis zum Ablauf des Rotationszeitraums verbleiben. Währenddessen werden sie nur zur Wiederherstellung nach einem Systemausfall verwendet.

Nach Maßgabe des anwendbaren Datenschutzrechts bestehen insbesondere folgende Rechte:

• Auskunft über die verarbeiteten personenbezogenen Daten,
• Berichtigung unrichtiger oder unvollständiger Daten,
• Löschung, sofern keine vorrangigen Gründe oder Pflichten entgegenstehen,
• Einschränkung der Verarbeitung,
• Datenübertragbarkeit bei den gesetzlichen Voraussetzungen,
• Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchst. e oder f DSGVO,
• Widerruf einer Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft,
• Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde.

Viele Profildaten können direkt im Konto berichtigt oder gelöscht werden. Ein strukturierter Datenexport wird im Nutzerkonto bereitgestellt; Originaldateien können dort einzeln heruntergeladen oder per E-Mail angefordert werden.

Zur Bearbeitung einer Anfrage kann eine angemessene Identitätsprüfung erforderlich sein. Eine Ausweiskopie wird nicht routinemäßig verlangt.

Soweit wir Daten auf Grundlage berechtigter Interessen nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO verarbeiten, können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen. Wir verarbeiten die Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe nachweisen oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Sie können sich bei jeder zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren. Für wohnista ist insbesondere zuständig:

Der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Wilhelmstraße 7
65185 Wiesbaden
Deutschland

Personen mit gewöhnlichem Aufenthalt in der Schweiz können sich zusätzlich an den Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB) wenden.

wohnista trifft keine ausschließlich automatisierten Entscheidungen mit rechtlicher oder ähnlich erheblicher Wirkung. Insbesondere bewertet wohnista weder Bonität noch Eignung eines Mieters und erstellt kein Bewerberranking.

Diese Datenschutzerklärung wird angepasst, wenn sich Funktionen, Dienstleister oder Rechtslage ändern. Die jeweils aktuelle Fassung ist unter wohnista.de/datenschutz abrufbar. Wesentliche Änderungen werden registrierten Nutzern in geeigneter Form mitgeteilt.